COLUMN – Het was opvallend in het nieuws afgelopen week: Elon Musk daagt zijn mensen uit om minder vergaderingen te hebben en weg te lopen bij saaie vergaderingen.

Hoewel Elon de grote held van alle ondernemers is, inclusief die van mij, moet ik hem toch ongelijk geven. Huh? Kees de Jong uit dit kikkerland geeft Musk ongelijk? Boeien, denkt u terecht.

Laat ik het uitleggen. In veel bedrijven – zeker Amerikaanse – heerst inderdaad een overvloedige vergadercultuur.

In 2009 leidde ik een Amerikaans bedrijf en ik was verbluft door de vele inefficiënties in de bedrijfscultuur. Ook dit bedrijf was in grote mate verpest door de vele vergaderingen en conference calls die schijnbaar willekeurig plaatsvonden. Die vergaderingen waren vooral bedoeld om buy-in te krijgen over nieuwe ideeën en plannen die werden gemaakt door veel goedbedoelende managers.

Het gebeurde regelmatig dat ik in een zaaltje veertien personen en zes inbellers zag praten over de mogelijke aanschaf van bijvoorbeeld een nieuw softwarepakketje en welke consequenties dit zou kunnen hebben.

Wat het nog erger maakte is dat vele vergaderingen iedere week een soort van opnieuw begonnen, zonder dat werd uitgegaan van de voortgang die daarvoor al was gemaakt. Een beetje een slingerend wandelpad in plaats van een trappenhuis.

De reden waarom we vergaderen

Dus vergaderen maar afschaffen zoals Musk aangeeft? Dat zou je wel denken. Echter, wellicht is het beter om eerst stil te staan bij de reden waarom we eigenlijk vergaderen?

We vergaderen om informatie te delen, meningen te peilen, mensen te involveren en uiteindelijk voor het bedrijf de beste beslissingen te nemen en de opvolging te checken. Afschaffen of gewoon niet naar een vergadering toe gaan is niet de oplossing. Sorry, Elon.

In het boek Death by Meeting beschrijft Patrick Lencioni dat vergaderen onderdeel is van hoe binnen een bedrijf informatie wordt gedeeld en hoe beslissingen worden gemaakt. Dat kun je het beste systematisch ontwerpen, waarbij iedere vergadering een eigenaar heeft, een doel, een frequentie en een proces.

De juiste mensen moeten op de juiste wijze en frequentie relevante informatie krijgen waarna op het juiste niveau beslissingen moeten genomen om het bedrijf weer een stap verder naar het doel te krijgen. Zie het als een kloppend hart, waarbij iedere hartslag een iteratie is, waardoor informatie en beslissingen rondstromen.

En vaker is dus beter. Je ziet dan eerder patronen ontstaan en bent als bedrijf veel wendbaarder.

Effectief vergadersysteem

Ik heb geleerd dat een effectieve wijze van vergaderen is om iedere dag tien minuten met je team te ‘huddelen’. Daarnaast een weekvergadering van een uur. Iedere maand een middag over de resultaten en voortgang op belangrijke projecten en ieder kwartaal een dag over welke nieuwe prioriteiten gesteld moeten worden.

Daarnaast jaarlijks een offsite van twee dagen om jaardoelen te vast te stellen. Heb verder nog eens iedere week tien minuten met alle direct reports een overleg en eenmaal per maand een inspiratiesessie met alle medewerkers samen, ziehier je systeem.

Iedere vergadering heeft dan z’n eigen specifieke agenda structuur en wijze van vaststellen van de resultaten. Alle vergaderingen - behalve de dagelijkse - eindigt met doornemen van de ‘wie-doet-wat-wanneer’-lijst, waarin in drie kolommen precies staat wie welke vervolgacties heeft en wanneer ze klaar moeten zijn.

Zo bouwt het geheel zich - als een trappenhuis - op en werk je naar je gestelde doel toe.

Weg met nutteloze vergaderingen

Alles maakt deel uit van een gedisciplineerd geheel dat leidt tot heldere beslissingen, wendbaarheid en snelheid. Daarnaast scheelt het ook nog eens enorm veel tijd.

Het slingerende wandelpad in Amerika heb ik hiermee gelukkig grotendeels kunnen ombouwen naar een wat effectiever systeem. Daarmee hebben we duizenden uren aan improductiviteit bespaard.

Ik snap Elon Musk wel en zijn frustraties. Mensen moeten ook weglopen uit nutteloze vergaderingen. Maar de oplossing is dat er überhaupt geen nutteloze vergaderingen worden georganiseerd. Ik weet zeker dat Musk het daarmee eens zal zijn.

Kees de Jong is groeiondernemer en mede-initiatiefnemer van nlgroeit.nl, een nationaal programma om ondernemers te helpen groeien. Kees heeft meerdere bedrijven in binnen- en buitenland gebouwd en geleid. Inmiddels is hij investeerder, adviseur, mentor, schrijver, drummer en spreker over alles wat met bedrijfsgroei te maken heeft.